O que é?

Gestão “fora da empresa” de todo o processo de impressão-cópia-fax-scaner, incluindo fornecimento de hardware, suprimentos e insumos, ferramentas de administração, readequação de custo à demanda, convergência tecnológica, padronização do parque de equipamentos.

Aplicações

O processo de outsourcing de impressão e cópia aplica-se a qualquer empresa que busque em 1º lugar redução de custos gerados por impressora-copiadoras fax, mas ao repensar essas estratégias não abre mão da superação na qualidade da apresentação de seus documentos, reeducação dos usuários, eliminação absoluta de desperdícios, atualização tecnológica e principalmente busca poder focar-se em seu próprio negócio, deixando á cargo de quem possue expertise administrar com segurança esta área tão delicada e fundamental da empresa.

Leia-se como desperdício:

• Impressões e cópias de documentos particulares de usuários
  
  
• Documentos impressos ou copiados erroneamente
  
  
• Cópias/impressões solicitadas que não são retiradas
  
  
• Equipamentos obsoletos que tem maior custo de manutenção do que na troca por um novo
  
  
• Volume de equipamentos superior à demanda
  
  
• Custos ocultos
  

• TDV (Total Document Volum) volume de impressão/cópia/fax
  
  
• Percentual de cobertura
  
  
• Tecnologia atual
  
  
• Equipamentos utilizados e desejados
  
  
• Funções e recursos necessários
  
  
• Layout
  
  
• Grau de satisfação e expectativa dos usuários
  
  
• Custo de consumíveis e assistência técnica
  
  
• Suporte técnico atual x desejado
  

Após a execução do estudo podemos avaliar, elaborar e sugerir um projeto com foco especifico.
Considerando a complexidade dos ambientes compostos cada vez mais por múltiplos Sistemas Operacionais, redes heterogêneas, oferta exacerbada de  equipamentos, criamos a solução perfeita para que o profissional de TI tenha total segurança com a infra-estrutura de back Office e dedique-se mais  amplamente a sua área.

Amparados pelos melhores parceiros nos diversos setores que envolvem o projeto,nossa solução sempre racionaliza o custo através de ferramentas de bilhetagem e gerenciamento (quem imprimiu/o que imprimiu/quando imprimiu) culminando na mudança da cultura organizacional aliada a excelência na qualidade. Reengenharia do parque de equipamentos ou aproveitamento do existente são critérios definidos em conjunto com usuários e administradores com o propósito de diminuir o impacto das mudanças, além da garantia de plena utilização dos recursos disponíveis.

Eficácia

O custo total com documentos na maior parte das empresas representa cerca de 20% de suas despesas. Desse valor 25% a 50% estão relacionados com a produção (impressão-cópia-fax) desses documentos.

Alertam alguns especialistas que o maior problemas é que a grande maioria das empresas sequer têm consciência disso, ou desconhecem quantos equipamentos têm e quais os custos diretos e indiretos estão envolvidos na composição destas despesas.

Hoje, está comprovado que a gestão (outsourcing ou insourcing) do ambiente de documentação reduz estes custos de 13% a 40%.

Se aliarmos a necessidade da redução de custos e de concentração no core business, fruto das pressões econômicas atuais, á ampla possibilidade em ofertas de recursos, gerenciamento, funcionalidade, eliminação de estoques de consumíveis, equipamentos de ponta, conclue-se, com total segurança, que esta é uma equação de fácil solução.

Aliás, vender solução é discurso de muitos, mas realmente, oferta de poucos.

MPS (Managed Print Service): Boas Práticas para implantação de um programa de outsourcing de impressão.

Como todo processo, quando realizamos varias implantações de programas de gerenciamento de impressão criamos uma grande base de lições aprendidas que contribuem para definirmos algumas de boas práticas. Na hora de implantarmos MPS ou serviço de gerenciamento de impressão estas boas práticas podem nos ajudar a obter resultados positivos.

Outsourcing de impressão é o nome dado no Brasil ao processo de terceirizar os serviços de gerenciamento de impressão. O problema está em que muitos chamam qualquer serviço de outsourcing de impressão, o que não é correto. O que iremos abordar aqui é o que todas as empresas deveriam fazer e ter em conta como MPS (Managed Print Service), serviço de gerenciamento de impressão ou outsourcing de impressão.

Seguem oito boas práticas para lhe ajudar a implantar o seu serviço de gerenciamento de impressão na sua empresa:

1. Identifique os objetivos e prioridades, somente depois defina metas.
2. Entenda as necessidades dos usuários. Cada corporação é diferente, assim como, cada um dos seus usuários.
3. Garanta o envolvimento do patrocinador do projeto e uma gerência de projeto dedicada.
4. Prepare a organização para mudança, comunique e treine as pessoas antes da implantação.
5. Quem fornecer o serviço de MPS deve estar comprometido com a corporação não com um fabricante específico de hardware. É importante que os fornecedores sejam especializados nos hardwares que utilizam, mas nem sempre um único fabricante conseguirá atender exatamente a sua demanda.
6. Tenha em mente que existem vários estágios de maturidade de MPS, você deve focar no estágio adequado para sua empresa, não tente colocar a carreta na frente dos bois.
7. Avalie sempre seu fornecedor de MPS, nem todos os fornecedores de serviço de gerenciamento de impressão estão capacitados para lhe oferecer o que você realmente precisa na sua empresa.
8. Pague pela consultoria de MPS, não queira consultoria de graça, se você não pagar, alguém vai estar pagando e vai querer ganhar algo em troca, com isso você pode não ter um programa focado na sua empresa.

É extremamente importante termos em mente que este processo é implantado em ciclos progressivos da mesma forma que o PDCA, as mudanças não ocorrerão do dia para noite. Devemos trabalhar a mudança da cultura organizacional e fazermos o papel de catequizadores destas mudanças.

Autor Thiarlei Macedo
Texto desenvolvido para Micreiros.com e blog.guardian.inf.br